West Coast road trip

16 mar 2024

Klient zgłosił się do nas z prośbą o przygotowanie wyjazdu na zachodnie wybrzeże USA i zostawił nam wolną rękę w sprawie programu. Michał nie był wcześniej w Stanach. Ja odwiedzałem je wielokrotnie, a jako dziecko mieszkałem tam przez kilka lat, jednak zawsze na wschodnim wybrzeżu. Do projektu dołączył pilot Piotrek, który zachód USA znał z wielu podróży. Zaczęliśmy od pytania: jak sprawić, żeby uczestnicy poczuli się bohaterami amerykańskiego kina drogi?

Pomysł: podróż ma być częścią przygody

Route 66 z przydrożnymi barami, stare stacje benzynowe, kaloryczne shake’i i burgery. Grand Canyon zmieniający kolory w zależności od światła. Los Angeles, Hollywood i Venice Beach. San Francisco z falującymi ulicami i tramwajami. Las Vegas, neonowy Strip, koncerty i spektakle. Do tego pustynne krajobrazy i olbrzymie sekwoje. Z takich skojarzeń zaczęliśmy układać podróż, w której równie ważna jak cel każdego etapu będzie sama droga.

Trasa: prawie 3000 kilometrów i 16 Chevroletów Tahoe

Rozrysowaliśmy trasę na mapie: Los Angeles – Las Vegas – Flagstaff – Las Vegas – Bakersfield – San Francisco – Santa Barbara. W tych miejscach zaplanowaliśmy noclegi, a całość liczyła prawie 3000 kilometrów. Sprawdzaliśmy restauracje, przystanki i atrakcje nie tylko na głównej trasie, ale też przy alternatywnych drogach. Sięgaliśmy po książki i spędziliśmy dziesiątki godzin, szukając mniej oczywistych miejsc.

Skoro miało to być kino drogi, chcieliśmy amerykańskich samochodów. Wybór padł na Chevrolet Tahoe. Zdobycie 16 takich samych aut było jednym z pierwszych dużych wyzwań. Wymagało osobnych ustaleń i dopięcia szczegółów, ale ten element udało się zrealizować.

Michał kontaktował się z hotelami, porównywaliśmy położenie i warunki obsługi grupy. Wybraliśmy m.in. Marina del Rey w Los Angeles, okolice Stripu w Las Vegas i Fisherman’s Wharf w San Francisco. Równolegle pracowaliśmy nad restauracjami. Po tygodniach przygotowań pokazaliśmy klientowi koncepcję. Została zaakceptowana, a w kosztorysie uwzględniliśmy inspekcję trasy.

Inspekcja: sprawdzamy pomysł na miejscu

Kilka tygodni po podpisaniu umowy polecieliśmy z Michałem do Los Angeles. Lubimy inspekcje, bo pozwalają sprawdzić więcej propozycji, niż ostatecznie mieści się w programie. Zdarza nam się zjeść trzy kolacje, zanim zdecydujemy, która restauracja najlepiej pasuje do grupy. Przejechaliśmy trasę, dopracowaliśmy menu i udogodnienia dla uczestników. Plan z mapy zyskał konkretne potwierdzenia.

Zmiana terminu i realizacja

Pandemia COVID-19 pokrzyżowała pierwotny harmonogram. Ograniczenia wjazdu do Stanów Zjednoczonych pojawiły się tuż przed planowaną podróżą, więc wydarzenie musiało poczekać. Kiedy w końcu nadszedł jego czas, czuliśmy ogromną ekscytację.

Zależało nam na połączeniu swobody z opieką organizacyjną. W każdym samochodzie był internet, a w dedykowanej aplikacji uczestnicy znajdowali proponowane trasy i atrakcje po drodze. Przygotowaliśmy karty płatnicze na paliwo i lunche. Goście mogli podróżować w swoim rytmie, a my mieliśmy ustalony sposób komunikacji i kolejne punkty wspólnego programu.

Równie starannie przygotowaliśmy przyjazdy do hoteli. W tej realizacji gość podawał nazwisko i otrzymywał klucz do pokoju, bez ponownego przechodzenia przez całą procedurę na recepcji. Były też niespodzianki: na dobę przed jednym z wieczorów poprosiliśmy wszystkich, aby dotarli do Las Vegas najpóźniej o 18.00. Czekał koncert Stinga.

Co zapamiętaliśmy z tego projektu?

Było intensywnie, chwilami męcząco i wspaniale. Najbardziej cieszyło nas, że udało się zostawić uczestnikom tyle swobody, zachowując sprawną organizację. Szef firmy, żegnając się ze mną, powiedział: „Kuba, było zajebiście”. Trudno o bardziej bezpośrednie podsumowanie jego wrażeń.

Więcej o koncepcji znajdziesz na stronie West Coast Road Trip. Jeśli rozważasz taki projekt, zobacz także wyjazdy incentive do USA i zakres naszej organizacji podróży nagrodowych. Każdą kolejną trasę dopasowujemy do terminu, czasu i potrzeb uczestników.