West Coast Road Trip : TRCO.PL

West Coast Road Trip

16 mar 2024
Jakub Puchajda

ZAPYTANIE

Zgłosił się do nas Klient z prośbą o przygotowania wyjazdu na Zachodnie Wybrzeże USA. I zostawił wolną rękę co do programu. Michał nigdy nie był w USA, ja mimo, że byłem wielokrotnie, a nawet mieszkałem będąc dzieckiem przez kilka lat, to zawsze i wyłącznie na wschodnim wybrzeżu. Jednak nie przeszkodziło to nam zorganizować najlepszy event w historii tego Klienta i jeden z najlepszych jaki zorganizowaliśmy w ogóle. Jak to zrobiliśmy? Wstaw popcorn i zapraszam do lektury!

PLANOWANIE

Zaczęło się od marzeń. Usiedliśmy i zaczęliśmy się zastawiać z czym kojarzy się zachodnie wybrzeże. I pierwsze skojarzenie to amerykańskie kino drogi. Route 66 z przydrożnymi barami, starymi stacjami benzynowymi, kalorycznymi shake’ami i tłustymi burgerami. Majestatyczny Grand Canyon w Arizonie zmieniający kolory w zależności od pory dnia, przydrożne kaktusy. Los Angeles, z wielkim napisem Hollywood, z Walk of Fame, z zespołami typu Guns n’ Roses, z Beverly Hills. Hipisowskie San Francisco, ze starymi, drewnianymi tramwajami, falującymi ulicami na których powiewają tęczowe flagi, miasto w którym grają Golden State Warriors. Las Vegas z usłanym neonami Stripem, wszech obecnymi kasynami i niezliczoną ilością spektakli i koncertów. Najbardziej gorące miejsce na ziemi, czyli Dolina Śmierci. Park Sekwoi z tymi niesamowitymi gigantami. To były pierwsze skojarzenia.

Rozrysowaliśmy trasę na Google Maps, wyszło prawie 3000 km. Los Angeles – Las Vegas – Flagstaff – Las Vegas – Bakersfield – San Francisco – Santa Barbara, tu zrobiliśmy noclegi. I zaczeliśmy mozolnie sprawdzać wszystko co warto zobaczyć po drodze. Każdy miejsce, każdy bar, restaurację, atrakcję mniej lub bardziej znaną – nie tylko na trasie, lecz również przy alternatywnych drogach czy odnogach. Sięgnęliśmy po książki od klasyków typ. Steinbeck, po współczesne pozycje. Dzięsiątki godzin spędziliśmy na YouTube w poszukiwaniach tego co nieoczywiste.

Skoro ma być to kino drogi, to przecież nie wsadzimy ludzi do autokaru – pomyśleliśmy. Muszą być amerykańskie samochody! Wygodne, duże, z wielkimi silnikami, dobre również na offroad. Wybór padł na Chevy Tahoe. I tu pojawił się pierwszy problem. Jak zagwarantować Klientowi, że będzie mieć 16 takich samym samochodów i będą to Chevy Tahoe? Nie będę zanudzać Cię szczegółami, ani pokazywać kuchni, lecz udało się. Technicznie staliśmy się niemal wypożyczalnią samochodów! 🙂 Kolejny element udało nam się spiąć. I plan zaczynał wyglądać coraz lepiej.

Michał odezwał się do duuuużej ilości hoteli. Nawet nie wiem ile to było, nie byłem w stanie policzyć maili. Wybraliśmy najlepsze lokalizacje. W LA – Marina del Rey obok słynne Venice Beach, hotel przy Stripie w Vegas, Fisherman’s Wharf w San Francisco – lokalizacyjny top of the top. Następnie wybraliśmy restauracje. Kolejne dziesiątki maili. Po tygodniach pracy byliśmy gotowi na prezentację u Klienta. I udało się sprzedać koncept i oczarować. Mimo, że to nie to nie był łatwy plan. Klient uwierzył nam, że to dowieziemy, mimo, że nawet tam nie byliśmy – z wyjątkiem pilota Piotrka, który był tam dziesiątki razy. W kosztorysie do podpisanej umowy zamieściliśmy koszt inspekcji.

INSPEKCJA

I tak kilka tygodni od podpisanej umowy znaleźliśmy się z Michałem w samolocie do L.A. Lubimy inspekcje eventów! Bo zazwyczaj próbujemy i sprawdzamy dużo więcej, niż to co będzie na samym evencie. Nieraz jemy po trzy kolacje 😉 Nie zawsze jest łatwo, ale zazwyczaj bardzo przyjemnie. Tak, więc przyjęliśmy całą trasę a nawet więcej, bo przygód było kilka. Łącznie z moją chorobą, która wyglądała na COVID (testy na grypę były negatywne), lecz było to kilka miesięcy przed pojawieniem się wirusa. Ustaliśmy ostatnie szczegóły tj. menu w restauracjach, czy udogodnienia dla uczestników. Wyszło niemal dokładnie tak jak to zaplanowaliśmy na papierze.

EVENT

COVID pokrzyżował wszystko. Na tydzień przed wylotem Trump zamknął wjazd do Stanów. Wpierw byłem wściekły, później czułem ulgę, że nie wydarzało się to podczas naszego pobytu. Event musiał poczekać. A kiedy w końcu nadszedł jego czas poczuliśmy wielką ekscytację. What happens in Vegas stays in Vegas – jak mówią, niech i tak będzie z opisem samego eventu. Nadmienię tylko, że była to przygoda życie dla wszystkich Uczestników, a szef firmy żegnając się ze mną na misia, powiedział “Kuba, było zajebiście”. Bo było. To z czego jesteśmy najbardziej dumni to, że daliśmy Uczestnikom olbrzymią swobodę, zapewniając im dużo bezpieczeństwa. Użyta technologia (internet w każdym samochodzie, dedykowana aplikacja z proponowanymi trasami, atrakcjami po drodze, itd., karty płatnicze na paliwo i lunche, itp.) mocno wpłynęły na jakość. Sprawiliśmy, że ludzie poczuli się zaopiekowani, mimo, że czasem byli oddaleni od siebie setki mil. Gość po przyjechaniu do hotelu nie musiał wyciągać nawet paszportu, czy karty kredytowej – podawał nazwisko i otrzymywał klucz do pokoju. Była to przygoda życia. Z wieloma niespodziankami, np. 24h wcześniej prosimy aby każdy dojechał do Vegas maks o 18:00, bo czeka koncert Stinga. Było męcząco, było cudownie, było to prawdziwe kino drogi. Wyszło jeszcze lepiej, niż to zaplanowaliśmy. The End.

Więcej o tym niesamowitym evencie znajdziesz TUTAJ.