Kierunki / Laponia
Laponia od środka. TRCO na Nordic Elevated w Rovaniemi
Travel Consulting · 2 października 2026
Kilkanaście spotkań z lokalnymi partnerami, wizyty w hotelach i zaproszenie do zaledwie siedmioosobowej grupy na dalszy, kilkudniowy rekonesans. Jakub Puchajda, nasz CEO, jako jedyny Polak został zaproszony na Nordic Elevated w Rovaniemi. Pojechał szukać miejsc i ludzi, z którymi możemy przygotować kolejne wyjazdy incentive do Laponii. Przy okazji spotkał się również ze Świętym Mikołajem.
W TRCO regularnie pakujemy walizki na targi turystyczne. Jeździ na nie cały zespół, bo każdy taki wyjazd poszerza nasze możliwości przy pracy nad kolejnymi projektami. Czasem najważniejszym odkryciem okazuje się nowy hotel. Innym razem jest nim człowiek, z którym kilka miesięcy później negocjujemy warunki dużego wydarzenia. Znamy ten scenariusz z własnego doświadczenia. W Kalabrii rozmowa na targach dała początek współpracy obejmującej cztery eventy dla łącznie 900 uczestników. W Sofii spotkanie z dyrektorem sprzedaży hotelu pomogło nam przygotować wydarzenie dla 99 osób.
Teraz kolejne pomysły przywozimy z północy. Rovaniemi i okolice Kuba oglądał z perspektywy organizatora, który za każdą interesującą lokalizacją widzi już potencjalny program, konkretną grupę i pracę potrzebną do połączenia wszystkiego w udany wyjazd.
Nordic Elevated w Rovaniemi: czas na konkretne rozmowy
Nordic Elevated Golden Edition odbyło się 30 września i 1 października 2026 roku w Halo Igloos w Rovaniemi. Organizatorzy postawili na kameralny format, starannie dobranych uczestników i wcześniej umówione spotkania indywidualne. Wydarzenie połączyło przedstawicieli nordyckich hoteli i usług turystycznych z osobami, które tworzą podróże dla swoich klientów.
Dla Kuby oznaczało to kilkanaście rozmów z dostawcami działającymi za kołem podbiegunowym. Wśród nich byli przedstawiciele resortów i hoteli, farm reniferów, organizatorzy przejazdów zaprzęgami husky, wypraw na skuterach śnieżnych oraz rejsów lodołamaczami. Każda z tych specjalizacji otwiera inne możliwości przy układaniu programu firmowego wyjazdu.
Przy takim stole szybko można przejść od pierwszego zainteresowania do spraw istotnych dla organizatora. Potrzebujemy wiedzieć, jak duże grupy partner jest w stanie przyjąć, jak wygląda przebieg aktywności i co można przygotować na indywidualne zamówienie. Interesuje nas również sposób komunikacji i gotowość do dopracowania programu. Przy późniejszej realizacji właśnie z tymi ludźmi będziemy uzgadniać godziny, liczbę uczestników i szczegóły, od których zależy komfort całej grupy.
Bezpośrednie spotkania pomagają też ocenić, czy podobnie rozumiemy jakość. Można przedstawić charakter naszych projektów, wyjaśnić oczekiwania klientów i sprawdzić, jak potencjalny partner na nie odpowiada. To dobry początek współpracy, zwłaszcza gdy planujemy wydarzenie w miejscu, w którym lokalna wiedza ma duże znaczenie dla całego programu.
Wyjazdy incentive do Laponii zaczynają się od dobrego rozpoznania
Laponia daje organizatorowi wyjątkowo dużo materiału do pracy. W jednym kierunku spotykają się kameralne obiekty, rozległe przestrzenie i aktywności, które dla wielu uczestników będą zupełnie nowym doświadczeniem. W programie można rozważyć spotkanie z hodowcami reniferów, przejazd psim zaprzęgiem, wyprawę na skuterach śnieżnych czy rejs lodołamaczem. Ostateczny wybór zależy od terminu, dostępności i tego, dla kogo przygotowujemy podróż.
W przypadku wyjazdu motywacyjnego dla najlepszych partnerów handlowych możemy szukać bardziej kameralnej formuły, czasu na rozmowy i szczególnego charakteru poszczególnych spotkań. Przy wyjeździe integracyjnym zespołu większe znaczenie może mieć wspólna aktywność, w której uczestnicy dobrze się odnajdą niezależnie od wcześniejszych doświadczeń. Ta sama atrakcja będzie więc pełniła różną funkcję w dwóch różnych programach.
Dlatego podczas rozpoznawania kierunku trzeba zejść do poziomu szczegółów. Przy zaprzęgach husky znaczenie mają długość przejazdu, przygotowanie uczestników i organizacja czasu całej grupy. Wizyta na farmie reniferów wymaga sprawdzenia, co rzeczywiście obejmuje spotkanie i ile czasu warto na nie przeznaczyć. Rejs lodołamaczem trzeba z kolei sensownie połączyć z miejscem zakwaterowania i pozostałymi punktami podróży. Każda z tych propozycji powinna znaleźć swoje miejsce w harmonogramie, z uwzględnieniem przejazdów, posiłków i odpoczynku.
Rozmowy z lokalnymi partnerami pozwalają nam oceniać takie pomysły już na początku pracy. Dzięki nim możemy przygotować klientowi propozycję osadzoną w możliwościach danego miejsca. W organizacji wyjazdów incentive ten etap ma bezpośredni wpływ na późniejszy wybór hotelu, atrakcji i przebiegu całej podróży.
Hotel oglądamy z myślą o całej grupie
Podczas pobytu Kuba osobiście odwiedził wiele hoteli w okolicy Rovaniemi. Takie wizyty są dla nas ważną częścią poznawania kierunku, ponieważ pozwalają spojrzeć na obiekt w kontekście konkretnego wydarzenia. Przy organizacji wyjazdu firmowego liczy się zarówno standard pokoi, jak i sposób, w jaki grupa będzie korzystać ze wspólnych przestrzeni.
Podczas rekonesansu interesuje nas układ hotelu, możliwości restauracji, miejsca na spotkania i warunki organizacji wspólnej kolacji. Chcemy wiedzieć, czy uczestnicy będą zakwaterowani blisko siebie, jak może wyglądać przyjazd większej grupy i czy w obiekcie jest przestrzeń na swobodne rozmowy po zakończeniu programu. Jeżeli wyjazd ma obejmować część konferencyjną, dochodzą kolejne pytania o sale, wyposażenie i obsługę.
Wizyta na miejscu pomaga ocenić również atmosferę. Jeden hotel będzie odpowiedni dla niewielkiej grupy zaproszonych partnerów biznesowych, inny lepiej odpowie na potrzeby liczniejszego zespołu. Znając obiekty osobiście, łatwiej nam wyjaśnić klientowi, dlaczego proponujemy właśnie ten adres i jakie możliwości daje on przy planowaniu wydarzenia.
Siedem osób zaproszonych na dalszy rekonesans
Udział Kuby w Nordic Elevated przyniósł także zaproszenie do dalszego poznawania regionu. Organizatorzy wybrali zaledwie siedem osób, którym zaproponowali kolejne kilka dni wizyt w obiektach i poszukiwania inspiracji. Kuba znalazł się w tym gronie.
Taki wyjazd studyjny daje czas na dokładniejsze przyjrzenie się miejscom poznanym podczas branżowych rozmów. Można porównać obiekty, lepiej zrozumieć ich położenie i zastanowić się, jak połączyć je w program podróży. To również okazja do dłuższych spotkań z gospodarzami, podczas których pojawiają się pomysły wymagające więcej czasu niż pojedyncza rozmowa przy targowym stoliku.
Dla TRCO wartością jest możliwość poszerzenia wyboru, który później przedstawiamy klientom. Im lepiej znamy region, tym precyzyjniej możemy dopasować propozycję do charakteru grupy. Zyskujemy również więcej argumentów przy rekomendowaniu konkretnego rozwiązania i lepsze rozeznanie w tym, które pomysły warto dalej rozwijać.
W programie pobytu znalazło się także spotkanie ze Świętym Mikołajem. Przy całej pracy związanej z poznawaniem hoteli i dostawców był to sympatyczny akcent tej podróży. A przy okazji kolejna inspiracja: w firmowym wyjeździe jest przecież miejsce również na zaskoczenie, humor i wspomnienia, do których uczestnicy będą później wracać.
Kalabria: od rozmowy na targach do 900 uczestników
Mamy już bardzo konkretne powody, żeby inwestować czas w podobne wyjazdy. W 2025 roku Kuba podczas targów dowiedział się o nowym hotelu w Kalabrii. Obiekt zainteresował go na tyle, że poleciał obejrzeć go osobiście i ocenić jego możliwości pod kątem naszych projektów.
Efekt tej znajomości w 2026 roku to cztery eventy dla łącznie 900 uczestników. Początek tej historii stanowiła branżowa rozmowa, po której nastąpił rekonesans, a następnie praca nad wydarzeniami dla klientów TRCO.
Przy takiej skali znajomość obiektu ma duże znaczenie. Trzeba ocenić możliwości zakwaterowania, wyżywienia, wspólnych spotkań i obsługi grupy. Osobista wizyta pozwala odpowiednio wcześnie przyjrzeć się tym elementom i rozmawiać z hotelem o rzeczywistych potrzebach wydarzenia.
Kalabria dobrze pokazuje, jak pracujemy z nowymi kontaktami. Interesujące miejsce sprawdzamy, a później wracamy do niego przy projektach, do których rzeczywiście pasuje. Jedno odkrycie może w ten sposób dać początek współpracy przy kilku różnych wydarzeniach.
Hilton Sofia: spotkanie, które pomogło w negocjacjach
Podobna historia wydarzyła się w Bułgarii. Michał Supieta podczas tegorocznych targów w Sofii poznał dyrektora sprzedaży Hilton Sofia. Nawiązana relacja pomogła później w negocjacjach korzystnego kontraktu i organizacji wydarzenia dla niemieckiej firmy. Wzięło w nim udział 99 osób.
Znajomość osoby odpowiedzialnej za sprzedaż ułatwia rozmowę o całym projekcie. Możemy przedstawić potrzeby grupy, wyjaśnić, które elementy są dla klienta najważniejsze, i wspólnie szukać odpowiednich warunków współpracy. Przy wydarzeniu firmowym rozmowa obejmuje wiele powiązanych kwestii, od zakwaterowania po przestrzenie potrzebne do realizacji programu.
W przypadku Sofii kontakt nawiązany na targach stał się częścią przygotowań do konkretnego wydarzenia. Więcej o jego organizacji opisaliśmy w relacji z wyjazdu firmowego do Sofii dla 99 osób.
Dlaczego w TRCO cały zespół jeździ na targi
Za każdym takim wyjazdem stoją czas, przygotowania i koszty. Traktujemy je jako część pracy nad ofertą TRCO. Chcemy znać ludzi, którym powierzamy poszczególne elementy wydarzeń, i osobiście oglądać miejsca, które później rekomendujemy naszym klientom.
Każdy z nas zwraca też uwagę na trochę inne szczegóły. Doświadczenia z prowadzonych projektów podpowiadają pytania, które warto zadać kolejnemu hotelarzowi czy organizatorowi atrakcji. Im więcej takich spotkań odbywa zespół, tym szerszą wiedzą dysponujemy przy pracy nad następnym zapytaniem.
Dla klienta przekłada się to na wybór poparty konkretnym rozpoznaniem. Możemy zaproponować obiekt, który oglądaliśmy, porozmawiać z poznanym wcześniej partnerem i wykorzystać doświadczenia z podobnych realizacji. Następnie odpowiadamy za połączenie tych elementów: dobór usług, uzgodnienia, harmonogram i koordynację wyjazdu. Tak wygląda ważna część naszej pracy nad wyjazdami firmowymi i incentive, zanim uczestnicy pojawią się na lotnisku.
Kalabria i Sofia dają nam już konkretne liczby. Rovaniemi przynosi kolejne kontakty i możliwości, nad którymi możemy pracować. Dlatego targi regularnie wracają do naszych kalendarzy.
Pytania o przygotowanie wyjazdu incentive do Laponii
Czy Laponia sprawdzi się na wyjazd dla pracowników i partnerów biznesowych?
Może być interesującym kierunkiem dla obu grup. Program powinien uwzględniać cel podróży, oczekiwania uczestników, termin i budżet. Inaczej przygotowujemy wyjazd będący nagrodą dla partnerów handlowych, a inaczej spotkanie służące integracji zespołu.
Jakie atrakcje można uwzględnić w programie?
Wśród rozważanych możliwości są wizyty na farmach reniferów, zaprzęgi husky, wyprawy na skuterach śnieżnych i rejsy lodołamaczami. Dostępność każdej aktywności trzeba sprawdzić dla konkretnego terminu, lokalizacji i wielkości grupy.
Co daje wcześniejsze sprawdzenie hoteli i spotkanie z dostawcami?
Pozwala lepiej ocenić obiekty, poznać partnerów i ustalić możliwości organizacyjne przed przedstawieniem propozycji klientowi. Ułatwia również dopasowanie usług do grupy oraz późniejsze uzgodnienia dotyczące wydarzenia.
Porozmawiajmy o Waszym kolejnym wyjeździe
Planujecie wyjazd incentive do Laponii, spotkanie międzynarodowego zespołu albo podróż dla partnerów biznesowych? Opowiedzcie nam o uczestnikach i celu wydarzenia. Na tej podstawie dobierzemy kierunek, hotel i program.
Na początek wystarczą przybliżona liczba osób, termin, cel i orientacyjny budżet.
TRCO. Quality First!