Jak porównać oferty agencji incentive? Zakres, koszty i pytania

Dwie oferty wyjazdu mogą mieć podobną cenę na osobę, a obejmować zupełnie inne świadczenia. Różnicę robią godziny lotów, liczba noclegów, układ pokoi, posiłki, warunki rezerwacji i obecność zespołu organizatora. Dlatego ocenę propozycji warto zacząć od wspólnych założeń.

Wyślij agencjom ten sam brief wyjazdu firmowego: cel, liczbę uczestników, termin i zakres budżetu. Zaznacz, które elementy są obowiązkowe, a gdzie oczekujesz rekomendacji. Jeżeli jedna propozycja wykracza poza te założenia, poproś o opis różnicy i jej kosztu.

Dla każdej propozycji przygotuj trzy kolumny: „w cenie”, „dodatkowo płatne” i „po stronie firmy”. Wpisz do nich transport, hotel, wyżywienie, program, technikę, obsługę, ubezpieczenie i materiały dla uczestników. Puste miejsce w ofercie traktuj jako pytanie do wyjaśnienia, a nie domyślnie uwzględnioną usługę.

Przy konferencji dla osób z kilku krajów sprawdź dodatkowo przyloty, transfery i obsługę w językach uczestników. Omawiamy te elementy w poradniku organizacji konferencji międzynarodowego zespołu.

Poproś o kwotę całkowitą oraz wskazanie, czy jest netto czy brutto i w jakiej walucie została przygotowana. Założenia powinny obejmować również liczbę osób, dla której wyliczono cenę. Więcej elementów znajdziesz w poradniku o budżecie wyjazdu firmowego.

Sprawdź godziny wylotu i powrotu, długość przesiadek, transfer do hotelu oraz czas potrzebny na przejazdy w programie. Cztery dni kalendarzowe nie muszą oznaczać czterech pełnych dni na miejscu. Przylot późnym wieczorem i powrót wcześnie rano zmieniają wartość pozornie podobnej oferty.

Jeżeli uczestnicy lecą z kilku miast, poproś o sposób połączenia przylotów z rozpoczęciem programu. Dopytaj o bagaż, transfery i to, kto koordynuje zmiany w podróży. Porównuj także czas pozostawiony na odpoczynek.

Sama kategoria hotelu nie wystarcza. Ustal nazwę obiektu, rodzaj pokoi, liczbę jedynek i dwójek, lokalizację oraz dostępność potrzebnych przestrzeni. Zweryfikuj, czy cała grupa mieszka w jednym obiekcie i czy przewidziano warunki do wspólnych spotkań.

Przy konferencji porównaj pojemność i układ sali, wyposażenie, godziny dostępu, przerwy kawowe i zaplecze techniczne. Warto zapytać, czy wskazany hotel jest już objęty opcją rezerwacji i do kiedy można podjąć decyzję.

Długa lista atrakcji nie musi oznaczać lepszego programu. Sprawdź, ile czasu zajmuje każda aktywność, czy wymaga podziału na grupy oraz jak wygląda alternatywa dla osób, które nie mogą lub nie chcą w niej uczestniczyć. Dopytaj, które doświadczenia są przygotowane wyłącznie dla Was, a które odbywają się w ogólnodostępnym terminie.

W programie nagrodowym ważny może być moment wyróżnienia, w integracyjnym wspólne zadanie i rozmowy, a w konferencyjnym sprawne warunki do pracy. Porównuj propozycje z Waszym celem, zamiast wybierać największą liczbę punktów.

1. Czy obie oferty powstały dla tej samej liczby osób i liczby noclegów?
2. Czy wycena obejmuje te same kategorie kosztów?
3. Ile pełnych godzin pozostaje na program po uwzględnieniu podróży?
4. Jaki hotel, układ pokoi i standard posiłków przyjęto?
5. Które świadczenia są potwierdzone, a które wymagają rezerwacji?
6. Jak program realizuje główny cel wydarzenia?
7. Kto odpowiada za uczestników i komunikację na każdym etapie?
8. Jakie są opcje, wyłączenia i możliwe koszty zmian?
9. Jaki projekt pokazuje doświadczenie agencji w podobnym zadaniu?
10. Do kiedy trzeba podjąć decyzję i co powinno znaleźć się w umowie?

Możesz skopiować te pytania do wiadomości do każdej agencji. Odpowiedzi powinny pozwolić porównać rzeczywisty zakres, zanim zaczniecie negocjować pojedyncze kwoty.

Prześlij założenia i wskaż, co ma największe znaczenie: cel, komfort podróży, program, standard czy budżet. Przygotujemy propozycję z czytelnym zakresem. Poznaj ofertę organizacji wyjazdów incentive lub przejdź do formularza, klikając przycisk poniżej.