Blog TRCO / Poradniki

Cel, uczestnicy, termin i budżet — od tych ustaleń zaczyna się sensowna propozycja wyjazdu. Zbierz informacje, które już masz, i uporządkuj pozostałe z naszą listą.

Dobry brief wyjazdu firmowego pozwala szybciej przejść od pomysłu do propozycji, które da się rzetelnie porównać. Nie musi być długi. Powinien za to wyjaśniać, po co organizujecie wyjazd, kto weźmie w nim udział i jakie warunki trzeba spełnić. Jeśli część decyzji jest jeszcze otwarta, warto napisać to wprost.

Przygotowaliśmy zestaw 12 informacji, które pomagają uporządkować rozmowę z agencją. Możesz potraktować go jako listę pytań na spotkanie albo podstawę wiadomości z zapytaniem o organizację wyjazdu firmowego.

Co ma się wydarzyć dzięki temu spotkaniu? Nagroda dla najlepszych sprzedawców, integracja zespołu po zmianach, konferencja czy podziękowanie partnerom wymagają różnych programów. Wybierz jeden główny cel i dopisz elementy dodatkowe. Przy wyjeździe nagrodowym opisz także, za jakie osiągnięcie uczestnicy zostali wyróżnieni.

Podaj przewidywaną liczbę osób oraz to, czy lista jest już zamknięta. Grupa licząca 80 osób i grupa, która może urosnąć do 120, stawiają inne wymagania dotyczące transportu, hotelu i rezerwacji atrakcji. Uwzględnij organizatorów, prowadzących i osoby towarzyszące, jeżeli mają uczestniczyć w wydarzeniu.

Napisz, czy uczestnicy się znają, jaki mają stosunek do aktywności fizycznej i co podobało im się na poprzednich wyjazdach. Przy międzynarodowym zespole określ wspólny język komunikacji. Na etapie briefu wystarczą informacje zbiorcze o potrzebach grupy; szczegółowe dane uczestników można zebrać później w uzgodniony sposób.

Podaj termin preferowany, możliwe alternatywy, liczbę noclegów oraz daty, które odpadają. Zaznacz, czy ważniejszy jest konkretny weekend, dostępność hotelu, czy określony element programu. Dzięki temu agencja będzie wiedziała, gdzie może szukać rozwiązań, jeśli pierwsza propozycja okaże się niedostępna.

Sama liczba gwiazdek nie opisuje wszystkich oczekiwań. Ważne są lokalizacja, odległość od lotniska, możliwość wspólnego zakwaterowania oraz liczba pokoi jedno- i dwuosobowych. Jeżeli konferencja ma odbyć się w hotelu, określ pojemność sali, potrzebny układ i liczbę mniejszych przestrzeni do pracy.

Wpisz, ile czasu zajmą spotkania biznesowe, czy planujecie galę, prezentacje, wręczenie nagród lub rozmowy w mniejszych grupach. Wskaż też tempo, które pasuje uczestnikom. Dobrze zaplanowany wyjazd zostawia przestrzeń na swobodne spotkania i odpoczynek. Przy wyjeździe incentive warto od początku ustalić, co ma stanowić najważniejszy moment nagrody.

Zaznacz potrzeby związane z poruszaniem się, wyżywieniem lub udziałem w aktywnościach, które mogą wpłynąć na wybór miejsca i programu. Zapytaj, jakie alternatywy można zapewnić osobom, które nie wezmą udziału w danej atrakcji. Wymagania dotyczące sceny, tłumaczenia czy techniki konferencyjnej również powinny pojawić się przed porównaniem ofert.

Ustal, kto odpowiada za zaproszenia, zapisy, kontakt z uczestnikami, branding i materiały po wydarzeniu. Jeżeli potrzebna jest aplikacja wyjazdowa lub komunikacja w kilku językach, uwzględnij to w zakresie. Dzięki jasnemu podziałowi obowiązków łatwiej uniknąć sytuacji, w której obie strony zakładają, że dany element przygotowuje ktoś inny.

Podaj datę oczekiwanej propozycji, planowany termin wyboru agencji i osoby uczestniczące w decyzji. Poproś o wyraźne rozdzielenie świadczeń w cenie, opcji, wyłączeń oraz warunków dostępności. Porównuj nie tylko cenę na osobę, ale także zakres obsługi i założenia, na których opiera się wycena.