Branża MICE – co to jest i jak odnosi się do wartości naszej firmy?

MICE to skrót używany w branży spotkań i podróży biznesowych. Obejmuje spotkania, podróże motywacyjne, konferencje oraz wystawy i wydarzenia biznesowe. Łączy je potrzeba zorganizowania doświadczenia dla określonej grupy, ale różnią się celem, programem i kryteriami powodzenia. Ustalenie rodzaju wydarzenia pomaga przygotować brief i dobrać partnera do realizacji.

Co oznaczają poszczególne litery?

M — Meetings to spotkania, np. zespołu, zarządu lub partnerów. I — Incentives odnosi się do podróży nagrodowych w programach motywacyjnych. C — Conferences lub Conventions oznacza konferencje i większe spotkania poświęcone określonej tematyce. E — Exhibitions lub Events obejmuje wystawy, targi i wydarzenia. W branży spotyka się różne rozwinięcia dwóch ostatnich liter; przy zamówieniu ważniejszy od samej etykiety jest rzeczywisty zakres projektu.

Spotkanie i konferencja: program biznesowy na pierwszym planie

Przy konferencji kluczowe mogą być układ sal, widoczność prezentacji, dźwięk, tłumaczenie i sprawne przejścia między sesjami. W mniejszym spotkaniu zarządu większe znaczenie może mieć prywatność i możliwość spokojnej rozmowy. W obu przypadkach plan podróży powinien zostawiać czas na właściwy cel obecności uczestników. Przykładem wyzwania organizacyjnego jest nasza konferencja w Sofii dla 99 osób z 18 narodowości.

Incentive: podróż jako wyróżnienie

W incentive punktem wyjścia są zasady programu motywacyjnego i wartość nagrody dla zaproszonych osób. Program ma pokazywać, że firma docenia ich osiągnięcia lub współpracę. Przebieg realizacji na Rodos dla 200 osób pokazuje, jak wykorzystaliśmy lokalne doświadczenia i niespodziankę w gali. Definicję oraz różnice względem innych wyjazdów wyjaśnia tekst co to jest incentive travel.

Wyjazd na targi wymaga innego planu

Jeżeli głównym celem jest udział w targach, harmonogram zależy od godzin wydarzenia, spotkań i lokalizacji obiektu. Ważne stają się rejestracja, dojazdy oraz czas na rozmowy biznesowe. Zwiedzanie miasta może uzupełniać program, ale nie powinno utrudniać realizacji tych zadań. Uzgodnij także, czy zamówienie obejmuje wyłącznie podróż grupy, czy szerszą obsługę wydarzenia.

Jak przygotować brief do agencji?

Opisz cel, grupę, liczbę uczestników, termin i budżet. Dodaj wymagania dotyczące sal, techniki, języka, dostępności oraz czasu przeznaczonego na część biznesową. Wskaż, które elementy są już ustalone i kto zatwierdza decyzje. Pomocny będzie poradnik o organizacji wyjazdu firmowego krok po kroku.

TRCO organizuje wyjazdy firmowe oraz podróże incentive. Zakres konkretnego projektu ustalamy na podstawie potrzeb zamawiającego i uczestników.

Opowiedz nam o planowanym wydarzeniu Podaj cel, liczbę uczestników, termin i orientacyjny budżet. Na tej podstawie przygotujemy propozycję dalszych działań.