Wyjazd incentive do Marrakeszu dla 210 osób. Jak zaskoczyć tych, którzy dużo podróżują?

210 Uczestników, siódmy event dla tego samego Klienta i grupa, która naprawdę zna świat. Ludzie ciekawi, świadomi jakości, przyzwyczajeni do dobrych hoteli, świetnych restauracji i podróży, z których przywozi się coś więcej niż zdjęcia. Organizując ich wyjazd incentive do Marrakeszu, wiedzieliśmy, że oczekują od nas kolejnego zaskoczenia. I bardzo chcieliśmy im je dać.

Praca dla tego Klienta jest prawdziwą przyjemnością. Znamy się od lat, rozumiemy jego oczekiwania i wiemy, jak wiele znaczą dla niego doświadczenia Uczestników. Każda kolejna realizacja daje nam większą swobodę twórczą, ale też podnosi poprzeczkę. Po sześciu wspólnych wydarzeniach trudno liczyć na taryfę ulgową. Zresztą sami sobie jej nie dajemy. Tym razem przygotowaliśmy trzy kolacje poza hotelem, zwiedzanie z pięcioma polskojęzycznymi przewodnikami, dzień samodzielnie wybieranych atrakcji i finał z małym marokańskim placem zbudowanym specjalnie dla naszej grupy. A po drodze były dwie inspekcje, negocjacje, zmiany pomysłów i kilka lekcji, które zabraliśmy ze sobą do Polski.

Siódmy wspólny event i oczekiwania, które dobrze znaliśmy

Wymagający Klient potrafi być dla organizatora najlepszą motywacją. Zwłaszcza kiedy jasno mówi, czego potrzebuje, daje przestrzeń na pomysły i potrafi docenić dobrze wykonaną pracę. W tej współpracy mamy właśnie takie połączenie. Uczestnicy dużo podróżują. Mają własne ulubione miejsca, porównują standard obsługi, zauważają szczegóły. Wiedzą, kiedy coś zostało przygotowane specjalnie dla nich. Dlatego przy projektowaniu programu myśleliśmy o całym doświadczeniu: od tempa dnia i czasu przejazdów po atmosferę kolacji oraz możliwość spędzenia części wyjazdu po swojemu. Trzeba było połączyć różne zainteresowania, wiek Uczestników, oczekiwania dotyczące komfortu, określony budżet i warunki pogodowe. Przy 210 osobach te zależności mają duże znaczenie. Dla jednych idealnym dniem będzie kilka godzin w górach, dla innych spokojne zwiedzanie, dobre jedzenie i zabieg w SPA. Chcieliśmy znaleźć miejsce dla każdego z tych sposobów podróżowania.

Mieliśmy też świadomość, jakie wspomnienia przywieźliśmy już z poprzednich wyjazdów. Na Rodos przygotowaliśmy niespodziankową kolację na zamku, z aktorami w replikach historycznych strojów joannitów. W Stambule jedliśmy elegancką kolację na statku na Bosforze, a później tańczyliśmy na górnym pokładzie z widokiem na miasto. Były starożytne cysterny z koncertem i imprezą, wioska wynajęta na wyłączność, dawny szpital joannitów na Malcie i niespodziankowy koncert w katedrze w Mdinie. Były również kluby, rooftopy i baseny. Trochę już razem przeżyliśmy. Marrakesz miał dopisać do tej historii własny rozdział.

Organizacja wyjazdu do Marrakeszu zaczęła się od właściwego partnera

Organizowaliśmy już wcześniej wyjazdy firmowe do Maroka, ale przy tej realizacji szczególnie zależało nam na partnerze mocno osadzonym w Marrakeszu. Potrzebowaliśmy kogoś stąd. Kogoś, kto zna miejscowych ludzi, rozumie możliwości obiektów i potrafi sprawnie przełożyć pomysł na wydarzenie dla ponad dwustu osób. Na początku mieliśmy koncepcje, które wymagały niestandardowych rozwiązań i dodatkowych ustaleń. Niektóre ostatecznie odrzuciliśmy, uznając, że nie pasują do tej konkretnej grupy. Sam proces ich sprawdzania pokazywał jednak, jak ważna będzie jakość współpracy na miejscu.

Z jedną z firm spotkałem się podczas targów IBTM w Barcelonie. Rozmawialiśmy, poznaliśmy się, ale czegoś zabrakło. W takiej współpracy potrzebuję poczucia, że dobrze się rozumiemy. Że druga strona słyszy, czego szukamy, i potrafi twórczo wejść w rozmowę. Spotkanie z drugim partnerem odbyło się już w Marrakeszu, podczas pierwszej z dwóch inspekcji. Tutaj wszystko zagrało od początku. Usłyszałem muzykę. Poczułem, że z tymi ludźmi możemy zrobić naprawdę świetny event. To porozumienie jest szczególnie ważne wtedy, gdy program wychodzi poza standardową rezerwację hotelu, autokaru i kilku stolików. Przy dużym wydarzeniu potrzebujemy partnera, z którym możemy otwarcie rozmawiać o możliwościach, ograniczeniach i zmianach. Takiego, który pomoże znaleźć rozwiązanie również wtedy, gdy pierwszy pomysł okaże się niewłaściwy.

Dwie inspekcje, które pomogły podejmować decyzje

Zdjęcia i prezentacje są dobrym początkiem rozmowy. Dopiero na miejscu można jednak poczuć przestrzeń, ocenić atmosferę i zrozumieć, jak dany punkt programu wpisze się w cały dzień. W Marrakeszu odbyliśmy dwie inspekcje. Jedna z najważniejszych decyzji dotyczyła lokalizacji finałowego wieczoru. Rozważany obóz na Agafay wyglądał obiecująco, ale dojazd do tego konkretnego miejsca trwał ponad godzinę. Dla naszego programu i tej grupy był to zbyt duży koszt czasu. Takie decyzje są częścią tego, jak przygotowujemy wyjazdy incentive. Warto przywiązywać się do efektu, który chcemy osiągnąć, i zostawić sobie swobodę w wyborze sposobu. Dzięki temu mogliśmy zachować pomysł niezwykłego wieczoru, a jednocześnie znaleźć lokalizację lepiej dopasowaną do Uczestników.

Dopłata paliwowa i negocjacje, które miały znaczenie dla budżetu

Jedno z trudniejszych wyzwań pojawiło się przy kosztach przelotu. Wzrost cen paliwa lotniczego przełożył się na znaczącą dodatkową dopłatę. Przy grupie liczącej 210 osób nawet zmiana, która w przeliczeniu na jednego pasażera wydaje się stosunkowo niewielka, może mocno wpłynąć na budżet całego przedsięwzięcia. Dla Klienta była to nieprzyjemna niespodzianka. Dla nas temat wymagający działania i kolejnych rozmów.

Po serii negocjacji udało się znacząco obniżyć dopłatę i ograniczyć jej wpływ na całkowity koszt wydarzenia. Ta część pracy nie trafia zwykle do relacji wideo, ale ma ogromne znaczenie dla osoby, która odpowiada za wyjazd po stronie firmy. Przy planowaniu budżetu wyjazdu firmowego liczą się zarówno atrakcyjne pomysły, jak i konsekwencja w pilnowaniu kosztów. Zwłaszcza gdy pojawia się zmiana, na którą ani Klient, ani organizator nie mają bezpośredniego wpływu. Wtedy potrzebne są spokój, rozmowa i gotowość do szukania możliwości, aż uda się wypracować rozsądne rozwiązanie.

Pięciu polskojęzycznych przewodników dla wymagającej grupy

Przy zwiedzaniu Marrakeszu bardzo zależało nam na jakości opowieści. Ta grupa jest ciekawa świata, zadaje pytania i ma własne doświadczenia, do których odnosi to, co słyszy. Potrzebowaliśmy przewodników, którzy potrafią zainteresować takich słuchaczy. Znalezienie pięciu odpowiednich osób mówiących po polsku było osobnym zadaniem. Nasz lokalny partner stanął na wysokości zadania i sprowadził przewodników z Agadiru.

Byli to Marokańczycy, którzy mieszkali w Polsce, niektórzy przez długi czas. Znali język, ale również naszą kulturę i sposób patrzenia na świat. Przy opowiadaniu o własnym kraju to bardzo cenne połączenie. Łatwiej znaleźć trafne porównanie, wyjaśnić różnicę obyczajową czy wyczuć, co najbardziej zainteresuje polską grupę. Dobry przewodnik potrafi sprawić, że spacer zostaje w pamięci jako spotkanie z miastem i jego ludźmi. Przy tak doświadczonych podróżnikach właśnie na tym nam zależało. Przy okazji przygotowań poznałem też Kasię, mieszkającą na miejscu autorkę trzech książek o Marrakeszu. Spotkaliśmy się podczas mojego pobytu i mam poczucie, że jeszcze do tej rozmowy wrócimy. Następnym razem chciałbym już przyjść z grupą.

Cztery kolacje i cztery różne pomysły na wieczór

Hotel mieliśmy w formule all inclusive. Mimo to trzy z czterech kolacji zaplanowaliśmy poza nim. Chcieliśmy wykorzystać to, co Marrakesz potrafi dać wieczorem: charakterystyczne wnętrza, muzykę, występy, spotkania i atmosferę miejsc, do których wychodzi się z przyjemnością. Jednocześnie zostawiliśmy w programie spokojniejszy wieczór. Po intensywnym dniu swoboda i odpoczynek mogą być dokładnie tym, czego grupa potrzebuje. Każda kolacja miała więc własny charakter i swoje miejsce w całej opowieści.

Dar Soukkar, czyli mocne otwarcie wyjazdu

Na pierwszą kolację wybraliśmy Palace Dar Soukkar, miejsce urządzone w dawnej wytwórni cukru. Już czerwone wnętrza zrobiły na Uczestnikach wrażenie. Dla naszej grupy zarezerwowaliśmy wybraną, najlepszą dla tego wydarzenia część restauracji. Podczas kolacji pojawiali się wokaliści, tancerki orientalne i tancerze, którzy wnosili na scenę mnóstwo energii. Muzyka i kolejne występy sprawiały, że wieczór miał swój rytm, a przy stołach cały czas działo się coś wartego uwagi. Zależało nam na takim rozpoczęciu. Po przyjeździe do nowego miejsca pierwsza wspólna kolacja pomaga wejść w atmosferę podróży. Uczestnicy spotykają się, rozmawiają, rozglądają po sali i zaczynają czuć, że wyjazd naprawdę się rozpoczął. Dar Soukkar dało nam do tego bardzo dobre warunki.

Kolacja w hotelu i wieczór we własnym tempie

Drugi wieczór był spokojniejszy. Po całodziennym zwiedzaniu Marrakeszu, poznawaniu zabytków, spacerze po medinie i lunchu przy placu Jemaa el-Fna chcieliśmy zostawić Uczestnikom więcej swobody. Kolację zaplanowaliśmy w hotelu, z możliwością przyjścia w dogodnym czasie, w ramach godzin działania restauracji. Część przestrzeni była przeznaczona wyłącznie dla naszej grupy. Po dniu pełnym wrażeń taka elastyczność jest bardzo przyjemna. Można spokojnie wrócić do pokoju, chwilę odpocząć, spotkać się ze znajomymi i usiąść do stołu wtedy, kiedy ma się na to ochotę. Przy układaniu programu dużego wyjazdu firmowego trzeba umieć zostawić miejsce również na takie wieczory. Dzięki nim Uczestnicy mają czas nacieszyć się hotelem i nabrać energii na kolejne dni.

Nouba i scena, którą przejęli nasi Uczestnicy

Trzecia kolacja przyniosła kolejną zmianę atmosfery. W Nouba trafiliśmy na premierę nowego show i jako pierwsi mieliśmy okazję je zobaczyć. Program zapowiadał piętnaście występów, rozłożonych między 20:30 a 00:15. Zapowiadał, bo nie jestem pewien, czy wszystkie udało się zrealizować zgodnie z planem. W pewnym momencie nasi Uczestnicy zajęli scenę i kilkadziesiąt osób zatraciło się w tańcu. 🙂 Lubię takie chwile. Przez wiele tygodni pracujemy nad scenariuszem, wybieramy miejsca i zastanawiamy się, jak zareaguje grupa. A później przychodzi moment, w którym ludzie tak dobrze czują się razem, że sami nadają wieczorowi dalszy bieg. W Nouba właśnie tak się stało. Energia występów spotkała się z energią naszych Uczestników, a kolacja zamieniła się w naprawdę roztańczony wieczór.

Finał na obrzeżach Marrakeszu. Zbudowaliśmy własną małą Jemaa el-Fna

Ostatnia kolacja miała być wisienką na torcie. Chcieliśmy przygotować coś, co zaskoczy grupę już w chwili przyjazdu. Początkowo myśleliśmy o pustyni. Podczas pierwszej inspekcji obejrzałem obóz na Agafay, jednak ponadgodzinny dojazd do tego miejsca nie pasował do naszego planu. Szukaliśmy dalej. Znaleźliśmy przestrzeń na obrzeżach Marrakeszu. Był piasek, odpowiednio dużo miejsca i podstawowe zaplecze: toalety oraz prąd. Resztę mogliśmy przygotować po swojemu.

Powstała mała scenograficzna replika słynnego placu Jemaa el-Fna. Z budką pełną pomarańczy i świeżo wyciskanym sokiem, stoiskiem ze ślimakami, henną oraz rękodziełem. Były wielbłądy, muzycy Gnawa, tancerki orientalne i zespół grający muzykę afrykańską, która od razu wpadała w ucho. Chcieliśmy dać Uczestnikom przyjemność odkrywania tego miejsca. Możliwość podejścia do stoiska, spróbowania czegoś, zatrzymania się przy muzykach i rozejrzenia po przestrzeni przygotowanej specjalnie dla nich. Już samo powitanie robiło wrażenie. Wzdłuż czerwonego dywanu prowadzącego na nasz plac stanęło kilkunastu muzyków. Goście wchodzili w sam środek wydarzenia, które od pierwszej chwili miało własną energię.

Przy tej kolacji wydarzyła się również historia z naszą „koleżanką AI”. Podczas sprawdzania oferty z jej pomocą wychwyciliśmy zapis o zaklinaczu węży i tresowanej małpie. Lokalny partner zaproponował je jako dodatkową niespodziankę, której wcześniej z nami nie uzgodnił. Z tych elementów od razu zrezygnowaliśmy. Nasza AI znowu wykazała się spostrzegawczością. Wśród wielu szczegółów znalazła coś, co wymagało naszej reakcji. A my po raz kolejny przekonaliśmy się, że dodatkowe uważne sprawdzenie programu ma sens, zwłaszcza przy tak rozbudowanej realizacji.

Po kolacji i występach przyszedł czas na imprezę. Damian porwał ludzi do tańca. Oj tak! Wieczór zakończyliśmy o drugiej nad ranem, z poczuciem, że finał miał dokładnie taką energię, na jakiej nam zależało.

„Spędź Dzień JAK LUBISZ”, czyli 210 osób nie musi wybierać tego samego

Wspólne wydarzenia są ważną częścią wyjazdu incentive. Równie ważne jest dla nas to, żeby Uczestnicy mieli wpływ na własne doświadczenia. Dlatego temu Klientowi proponujemy nasz autorski „Spędź Dzień JAK LUBISZ”. To dzień, w którym każdy wybiera z przygotowanych przez nas możliwości i układa część podróży zgodnie ze swoimi zainteresowaniami. Ktoś chce ruszyć w góry. Ktoś inny woli SPA. Jedna osoba najchętniej zobaczy kolejne miasto, druga wybierze nietypowy sposób zwiedzania Marrakeszu. Przy dużej grupie takie różnice są zupełnie naturalne. Warto zrobić z nich atut programu.

Dziewięćdziesiąt osób wybrało trekking w Wysokim Atlasie

Spodziewaliśmy się, że ponad połowa Uczestników skorzysta z dodatkowych propozycji. Zaskoczyło nas jednak to, która z nich wzbudziła największe zainteresowanie. Aż 90 osób wybrało kilkugodzinny trekking w Wysokim Atlasie, u podnóża najwyższego szczytu Maroka. To była bardzo wyraźna odpowiedź na pytanie, ile aktywności potrzebuje ta grupa. Góry pozwalały spędzić dzień w zupełnie innym otoczeniu niż Marrakesz. Zmienić tempo, ruszyć się i zobaczyć kolejne oblicze kraju. Cieszyło nas, że tak wielu Uczestników miało na to ochotę. Takie wybory są dla nas również cenną wskazówką przy następnych realizacjach. Nawet gdy dobrze znamy Klienta, warto zostawić ludziom możliwość zaskoczenia organizatora.

Essaouira, motocykle, SPA i dodatkowe loty balonem

Ponad dwadzieścia osób wybrało wycieczkę do Essaouiry. Kilka zdecydowało się poznawać Marrakesz motocyklem, a kilkanaście postawiło na zabiegi w SPA. Pojawiła się też grupa chętnych na lot balonem. Tę dodatkową atrakcję zorganizowaliśmy już na miejscu, w ostatniej chwili. Dla Uczestników, którzy zostali w hotelu, przygotowaliśmy nasze animacje. Zależało nam na tym, żeby również ten wybór oznaczał przyjemny, dobrze spędzony dzień.

Właśnie dlatego tak lubimy tę formułę. W obrębie jednego wydarzenia powstaje kilka różnych historii, którymi później można dzielić się przy wspólnym stole. Jedni opowiadają o górach, inni o Essaouirze, a jeszcze inni o tym, jak wygląda miasto oglądane z motocykla.

Rezerwacja atrakcji i płatność w aplikacji wyjazdowej

W naszej aplikacji Uczestnicy mogli zarezerwować dodatkowe atrakcje i od razu za nie zapłacić. Wybór programu był więc połączony z wygodnym załatwieniem formalności. „Spędź Dzień JAK LUBISZ” stosujemy w różnych wariantach. Czasem wszystkie propozycje mieszczą się w budżecie wyjazdu i Uczestnicy po prostu wybierają. Innym razem część atrakcji jest dodatkowo płatna, dzięki czemu można poszerzyć możliwości bez zwiększania podstawowego kosztu wydarzenia dla Klienta.

W obu przypadkach ważne jest jasne przedstawienie zasad. Uczestnik powinien wiedzieć, co wybiera, co obejmuje dana propozycja i czy wiąże się ona z dodatkową opłatą. Aplikacja wyjazdowa TRCO pomaga zebrać te informacje w jednym miejscu. Przy grupie liczącej ponad dwieście osób wygoda takiego rozwiązania ma znaczenie zarówno dla Uczestników, jak i dla zespołu organizacyjnego.

Co poprawiliśmy podczas wyjazdu i nad czym pracujemy dalej?

Po udanym evencie bardzo łatwo skupić się na zdjęciach, podziękowaniach i najlepszych momentach. My lubimy wracać również do drobiazgów, które można usprawnić. Często właśnie z nich biorą się zmiany najbardziej odczuwalne podczas kolejnego wyjazdu. Marrakesz przyniósł nam dwa konkretne tematy: komunikację i czas potrzebny na sprawdzanie obecności.

Komunikaty również na czacie w aplikacji

Część Uczestników nie odczytywała na bieżąco naszych SMS-ów. A podczas dużego wydarzenia zdarzają się przypomnienia, niewielkie zmiany godzin czy korekty programu wprowadzane na życzenie Klienta. Dlatego do aplikacji tego wyjazdu dodaliśmy czat, na którym publikowaliśmy również informacje przekazywane SMS-em. Uczestnicy zyskali drugie miejsce do sprawdzenia aktualnych komunikatów, dostępne po połączeniu z internetem, także przez Wi-Fi. To prosta zmiana, którą chcemy uwzględniać od początku przy kolejnych wyjazdach poza Unię Europejską. W naszej praktyce przy tak licznych grupach aplikacja sprawdza się lepiej niż duża grupa na WhatsAppie. Program, ważne informacje i komunikaty organizacyjne pozostają blisko siebie.

Jak skrócić sprawdzanie obecności w autokarach?

Drugi temat nadal nas zajmuje. Liczenie Uczestników. Samo przeliczenie osób w autokarze trwa zwykle minutę lub dwie. Kiedy jednak kogoś brakuje albo sprawdzamy obecność po raz pierwszy danego dnia, cała procedura potrafi zająć około dziesięciu minut. Trzeba potwierdzić nazwiska na liście w aplikacji lub skorzystać z opasek, od których stopniowo odchodzimy. W ciągu dnia zbiera się z tego kilkanaście minut. Dla Uczestnika są to kolejne chwile spędzone na siedzeniu w autokarze i czekaniu na odjazd. Chcielibyśmy oddać mu ten czas.

Mamy już imienne listy i możliwość sprawdzenia, kogo brakuje. Teraz szukamy sposobu, żeby potwierdzanie obecności odbywało się szybciej i wymagało mniej czynności. Chcemy sprawnie wiedzieć, kto wsiadł do właściwego autokaru i na kogo jeszcze czekamy. Mam kilka pomysłów. Przed nami testy, bo przy takim rozwiązaniu liczą się jednocześnie wygoda i pewność informacji. Jeśli uda się skrócić oczekiwanie bez utraty kontroli nad grupą, będzie to bardzo praktyczne usprawnienie.

Czego nauczył nas ten wyjazd incentive do Maroka?

Ta realizacja po raz kolejny pokazała nam, jak duże znaczenie ma dopasowanie programu do konkretnych ludzi. Znajomość Klienta pomagała nam podejmować decyzje, a możliwość samodzielnego wyboru atrakcji pozwoliła Uczestnikom dopisać własne pomysły do wspólnego wyjazdu. Dwie inspekcje dały przestrzeń na zmianę koncepcji. Dobry lokalny partner pomógł przełożyć ją na wydarzenie tej skali. Spokojniejsza kolacja w hotelu znalazła swoje miejsce pomiędzy wieczorami pełnymi muzyki i występów.

Najwięcej satysfakcji dawały nam reakcje ludzi. Zaskoczenie przy wejściu na finałową kolację, energia w Nouba, zainteresowanie trekkingiem i podziękowania, które słyszeliśmy podczas wyjazdu. Praca dla wymagającego Klienta, który potrafi docenić zaangażowanie i jakość, daje ogromną motywację. Wracamy z takich realizacji zmęczeni, zadowoleni i z głową pełną kolejnych pomysłów. Dziękujemy za zaufanie po raz siódmy. Wszystkim Uczestnikom dziękujemy za wspólną energię i kolejne setki wspomnień. Marrakesz długo z nami zostanie.

Pytania o organizację wyjazdu firmowego do Marrakeszu

Czy Marrakesz sprawdza się przy grupie liczącej ponad 200 osób?

Nasza realizacja dla 210 Uczestników pokazuje, że można przygotować tutaj różnorodny program dla dużej grupy. Duże znaczenie mają dobór obiektów, lokalny partner, organizacja zwiedzania i czas przejazdów. W tym wydarzeniu pomogły nam dwie inspekcje oraz współpraca z pięcioma polskojęzycznymi przewodnikami.

Czy warto organizować kolacje poza hotelem all inclusive?

W naszym programie trzy z czterech kolacji odbyły się poza hotelem. Każda wnosiła inne doświadczenie: charakterystyczne wnętrza Dar Soukkar, premierowy program w Nouba i finał przygotowany specjalnie dla grupy. Jeden wieczór pozostawiliśmy spokojniejszy, z kolacją w hotelu. Taki układ odpowiadał rytmowi tej realizacji.

Jak pogodzić różne zainteresowania podczas jednego wyjazdu?

Sprawdza się połączenie wspólnego programu z czasem na wybór indywidualnych atrakcji. W ramach „Spędź Dzień JAK LUBISZ” nasi Uczestnicy wybierali między trekkingiem w Atlasie, wycieczką do Essaouiry, zwiedzaniem Marrakeszu motocyklem i SPA. Dodatkowo zorganizowaliśmy loty balonem, a dla osób pozostających w hotelu przygotowaliśmy animacje.

Planujecie własny wyjazd do Marrakeszu?

Opowiedzcie nam o ludziach, których chcecie zaprosić. Gdzie już byli, co lubią, co najbardziej zapamiętali z wcześniejszych podróży i czego tym razem oczekujecie. Do tego przybliżony termin, liczba Uczestników oraz budżet. Na tej podstawie zaczniemy układać Wasz program. Z miejscami, tempem i doświadczeniami dobranymi do Waszej grupy. Zobaczcie nasze propozycje na wyjazd firmowy do Marrakeszu i porozmawiajmy o tym, co możemy wspólnie zorganizować.