Wyjazd firmowy do Sofii dla 99 osób z międzynarodowego zespołu

Niemiecka firma bez siedziby w Polsce powierzyła TRCO organizację eventu dla 99 osób reprezentujących 18 narodowości. Miejsce nie było z góry ustalone. Mieliśmy zaproponować kierunek w Europie, wybrać odpowiedni hotel i przygotować wydarzenie w określonym budżecie. Zarekomendowaliśmy Sofię, a po wizytach w pięciu obiektach i serii negocjacji zorganizowaliśmy spotkanie w hotelu Hilton.

Był to pierwszy event w historii Travel Consulting, w którym wśród uczestników nie było ani jednego Polaka. Dla naszego zespołu oznaczał też ważny etap rozwoju współpracy z zagranicznymi klientami. O powodzeniu projektu najlepiej świadczy opinia CEO firmy, którą usłyszeliśmy po realizacji wydarzenia.

Niemiecka firma wybrała polską agencję incentive

W tej współpracy szczególne znaczenie miało dla nas to, że klient nie posiada biura w Polsce. Wybrał polską agencję do przygotowania wydarzenia w innym europejskim kraju, dla międzynarodowego zespołu. Powierzył nam również zadanie wskazania miejsca, które będzie odpowiadało jego oczekiwaniom.

Przygotowania rozpoczęliśmy od dwóch spotkań i poznania briefu oraz budżetu. Na tej podstawie mogliśmy przejść do konkretnej propozycji. Przy organizacji wyjazdu firmowego taki początek współpracy pozwala ustalić, jakie rozwiązania rzeczywiście warto przedstawić klientowi. Miejsce musi pasować do charakteru spotkania, wielkości grupy i możliwości finansowych.

W naszym przypadku propozycją była stolica Bułgarii. Klientowi spodobał się pomysł wyjazdu firmowego do Sofii, więc rozpoczęliśmy sprawdzanie hoteli na miejscu.

Sofia jako miejsce międzynarodowego wyjazdu firmowego

Wybór miasta był pierwszą decyzją. Kolejną było znalezienie obiektu, w którym można zorganizować całe wydarzenie zgodnie z założeniami. Potrzebowaliśmy odpowiedniej liczby dostępnych pokoi oraz dobrego zaplecza konferencyjnego. Dopiero połączenie tych warunków dawało nam podstawę do porównania ofert.

W organizacji wyjazdów firmowych za granicą wybór kierunku i wybór hotelu są ze sobą ściśle powiązane. Miasto może odpowiadać pomysłowi na wyjazd, ale o możliwości realizacji decyduje również dostępność obiektów w konkretnym terminie. W Sofii mieliśmy pięć hoteli spełniających podstawowe wymagania, które mogliśmy osobiście obejrzeć.

To ważna część przygotowań, szczególnie gdy spotkanie ma zgromadzić niemal sto osób. Na tym etapie koncepcja wyjazdu musi już znaleźć potwierdzenie w dostępnych pokojach, przestrzeni do pracy i ofercie cenowej.

Pięć hoteli i co najmniej 102 dostępne pokoje

Polecieliśmy do Sofii, aby obejrzeć pięć wybranych obiektów. W każdym z nich dostępne były co najmniej 102 pokoje, a hotel dysponował zapleczem konferencyjnym odpowiednim do planowanego spotkania. Były to warunki, od których zaczynaliśmy ocenę.

W przypadku większej grupy istotna jest dostępność pokoi na daty wydarzenia. Sama informacja o wielkości hotelu nie wystarcza do podjęcia decyzji. Podobnie jest z konferencją: obecność sal w ofercie obiektu to punkt wyjścia do oceny, czy będzie on odpowiedni dla danej realizacji.

Wizyta na miejscu daje organizatorowi możliwość zestawienia ofert z rzeczywistą przestrzenią. Ułatwia ocenę funkcjonalności obiektu i warunków, w których uczestnicy będą spędzać czas. Dla klienta oznacza to rekomendację opartą na osobistym sprawdzeniu hotelu.

Po obejrzeniu pięciu obiektów najbardziej przekonał nas Hilton. Chcieliśmy zorganizować wydarzenie właśnie tam, jednak pierwsza oferta wyraźnie przekraczała budżet.

Hilton Sofia w uzgodnionym budżecie

Wybór preferowanego hotelu otworzył kolejny etap pracy. Rozpoczęliśmy negocjacje, aby sprawdzić, czy realizacja w Hiltonie będzie możliwa w ramach środków, którymi dysponował klient.

Po serii rozmów udało się uzgodnić warunki mieszczące się w budżecie. Dzięki temu mogliśmy potwierdzić hotel i zorganizować event w obiekcie, który oceniliśmy najwyżej podczas wizyty w Sofii.

Ten etap dobrze pokazuje, ile pracy przy wyjeździe firmowym odbywa się przed przyjazdem uczestników. Wyszukanie oferty jest początkiem procesu. Potem trzeba jeszcze porównać możliwości, określić preferowane rozwiązanie i wynegocjować warunki, które klient może zaakceptować.

W tym projekcie rezultat był konkretny: wydarzenie odbyło się w wybranym przez nas hotelu, a uzgodniony budżet został zachowany.

99 uczestników reprezentujących 18 narodowości

Praktyczne wskazówki dotyczące podróży, agendy i komunikacji zebraliśmy w poradniku jak zorganizować konferencję dla międzynarodowego zespołu.

Międzynarodowy charakter grupy był jednym z najważniejszych wyróżników tego wydarzenia. W Sofii spotkało się 99 osób reprezentujących 18 narodowości. Po raz pierwszy w naszej historii wśród uczestników nie było Polaków.

Organizacja spotkania dla takiej grupy wymaga uważnej komunikacji i sprawnej współpracy z klientem. Uczestnicy powinni otrzymywać zrozumiałe informacje, wiedzieć, do kogo zwrócić się z pytaniem, i móc liczyć na pomoc zespołu na miejscu. Dla organizatora oznacza to także gotowość do reagowania na zmiany w trakcie wydarzenia.

Właśnie sprawność organizacyjna, szybkość reakcji i ludzie tworzący TRCO pojawiły się później w ocenie naszej pracy. To szczególnie cenne, ponieważ są to elementy, których klient doświadcza przez cały czas współpracy.

Opinia CEO po zakończeniu wydarzenia

Event zakończył się sukcesem. CEO firmy podsumował współpracę słowami, które są dla nas jedną z najważniejszych pamiątek z tego projektu:

„Dziękuję bardzo Travel Consulting za organizację tego eventu. W mojej 30-letniej karierze nie spotkałem firmy tak dobrze zorganizowanej. Reagującej tak szybko na zmiany, a do tego tak fajnych ludzi!”

Jesteśmy dumni z tej opinii. Odnosi się do sposobu pracy naszego zespołu, jego zaangażowania i relacji z klientem. Po zakończeniu realizacji szczególne znaczenie ma dla nas ocena osób, dla których powstało wydarzenie.

Ważny krok w rozwoju TRCO na rynku niemieckim

Realizacja w Sofii jest dla nas ważnym doświadczeniem biznesowym. Niemiecki klient zaufał agencji z Polski, a zakończony sukcesem projekt daje nam konkretny punkt odniesienia w rozmowach z kolejnymi firmami na tym rynku.

Cieszy nas perspektywa dalszej współpracy z międzynarodowymi zespołami. Chcemy rozwijać ją na podstawie tego, co pokazaliśmy w Sofii: dobrze przygotowanej propozycji, osobistego sprawdzenia miejsca i realizacji zgodnej z ustaleniami. Rekomendacja klienta jest dla nas szczególnie wartościowym wsparciem w tym kolejnym etapie.

Organizacja wyjazdu firmowego za granicę z TRCO

Jeśli planujesz wydarzenie dla swojego zespołu, nie musisz rozpoczynać od gotowej listy hoteli ani wybranego miasta. Warto zacząć od celu spotkania, przybliżonej liczby uczestników, terminu i budżetu. Takie informacje pozwalają ocenić możliwe kierunki i przygotować propozycję odpowiadającą potrzebom firmy.

W Travel Consulting zajmujemy się organizacją wyjazdów firmowych za granicę. Projekt w Sofii pokazuje, jak przebiega droga od otwartego briefu do konkretnego wydarzenia. Jeśli szukasz partnera do podobnej realizacji, porozmawiajmy o Twoich planach.

Chcesz połączyć spotkanie zespołu ze wspólnymi aktywnościami? Poznaj nasze wyjazdy integracyjne dla firm i sprawdź zakres organizacji oraz możliwości dopasowania programu.

Poznaj naszą ofertę wyjazdów firmowych lub skontaktuj się z zespołem TRCO.