10 błędów, których warto unikać przy organizacji wyjazdu firmowego

Większość problemów z wyjazdem firmowym zaczyna się przed podróżą: od niejasnego celu, porównania nieporównywalnych ofert albo pozostawienia ważnych decyzji na ostatnią chwilę. Poniższa lista łączy częste błędy z konkretnym sposobem ich ograniczenia. Można przejść przez nią podczas spotkania zespołu odpowiedzialnego za wydarzenie.

1. Wybór kierunku przed ustaleniem celu

Najpierw określ, czy firma chce nagrodzić wyniki, zintegrować zespół czy przeprowadzić spotkanie biznesowe. Następnie wskaż najważniejsze wymagania programu. Miejsce powinno pomagać je spełnić. W projekcie w Sofii punktem wyjścia były potrzeby międzynarodowego zespołu i budżet, a dopiero później wybór miasta oraz hotelu.

2. Budżet oparty tylko na hotelu i przelocie

Uwzględnij transfery, posiłki, program, koordynację, część konferencyjną i opłaty dodatkowe. Oznacz elementy opcjonalne i warunki cenowe. Wykorzystaj listę kosztów wyjazdu firmowego, aby porównywać propozycje o jednakowym zakresie.

3. Program oparty na domysłach o uczestnikach

Zapytaj o preferowane tempo, aktywności i potrzeby dotyczące dostępności. Wiek lub stanowisko nie wystarczają do przewidywania zainteresowań. Sprawdź, czy osoba rezygnująca z wymagającej atrakcji ma pełnowartościową alternatywę i może spotkać się z grupą przy kolejnym punkcie programu.

4. Zbyt wiele atrakcji w zbyt krótkim czasie

Policz czas od wyjścia z hotelu do powrotu, razem z przejazdami, zbiórkami i posiłkami. Zostaw bufor oraz czas wolny. Przy trzech dniach łącznie z lotami rozsądniej zaplanować jeden pełny dzień głównego programu niż próbować zobaczyć cały region.

5. Brak potwierdzenia dostępności dla całej grupy

Liczba pokoi w hotelu nie jest tym samym co ich dostępność w wybranym terminie. Podobnie sala może mieścić grupę w układzie teatralnym, ale nie podczas warsztatów przy stołach. Potwierdź konkretne daty, układ przestrzeni, rodzaje pokoi i sposób obsługi posiłków.

6. Niejasne zasady zmian i rezygnacji

Zapisz terminy przekazania nazwisk, możliwość korekty listy oraz koszty zmiany rezerwacji. Ustal, kto zatwierdza dodatkowe wydatki. Dzięki temu osoba koordynująca wyjazd wie, kiedy może podjąć decyzję samodzielnie, a kiedy potrzebuje akceptacji firmy.

7. Brak scenariusza na zmianę pogody lub podróży

Przygotuj alternatywę dla głównej atrakcji plenerowej, sposób odbioru spóźnionych uczestników i kanał pilnych komunikatów. Plan awaryjny powinien mieć opisanego wykonawcę i koszt. Sama deklaracja elastyczności nie rozwiązuje problemu w dniu wydarzenia.

8. Rozproszone informacje dla uczestników

Wskaż jedno aktualne źródło programu i danych kontaktowych. Przed wyjazdem przekaż informacje o bagażu, zbiórce, potrzebnym stroju i czasie wolnym. Przy grupie międzynarodowej ustal język komunikacji. Ważne zmiany powinny docierać również do osób, które nie zaglądają stale do aplikacji.

Na Malcie, podczas wyjazdu dla blisko 200 osób, uruchomiliśmy aplikację eventową jeszcze przed podróżą. Uczestnicy mieli w niej aktualny program, informacje organizacyjne i kontakty do zespołu TRCO, który podczas wydarzenia był dostępny przez całą dobę. To konkretny przykład połączenia jednego źródła informacji z opieką na miejscu. Przebieg projektu opisujemy w realizacji wyjazdu incentive na Maltę.

9. Nieustalony podział odpowiedzialności

Samodzielna organizacja nie jest z definicji błędem. Problem pojawia się, gdy nikt nie odpowiada za połączenie rezerwacji w jeden plan. Przy współpracy z agencją również trzeba ustalić zadania: kto zbiera potrzeby uczestników, zatwierdza program, rozmawia z dostawcami i podejmuje decyzje na miejscu.

10. Brak podsumowania po powrocie

Zbierz krótką ocenę programu, tempa i obsługi, a następnie porównaj ją z celem wydarzenia. Zanotuj, co warto powtórzyć i zmienić. Nie przypisuj wyjazdowi automatycznie późniejszych wyników sprzedaży. Takie wnioski wymagają szerszych danych i wcześniej ustalonego sposobu pomiaru.

Co sprawdzić przed zatwierdzeniem programu?

Przed ostateczną akceptacją przejdź z organizatorem przez sześć pytań. Jeśli przy którymś pozostaje niewiadoma, zapisz, kto i do kiedy ją wyjaśni. Taka lista jest szczególnie przydatna, gdy program, rezerwacje i komunikację zatwierdzają różne osoby w firmie.

• Czy mamy potwierdzoną dostępność usług dla całej grupy w wybranym terminie?
• Czy harmonogram uwzględnia przejazdy, zbiórki, posiłki, odpoczynek i zapas czasu?
• Czy znamy pełny zakres ceny, opcje dodatkowe i terminy obowiązywania wyceny?
• Czy uczestnicy otrzymają potrzebne informacje i kontakt do osoby, która pomoże na miejscu?
• Czy ustaliliśmy alternatywę dla najważniejszej aktywności oraz sposób zatwierdzania zmian?
• Czy wiadomo, kto zbierze opinie po powrocie i odniesie je do celu wydarzenia?

Przy wyborze wykonawcy wykorzystaj także pytania do porównania ofert agencji incentive. Pomogą ustalić różnice w zakresie obsługi, zanim podejmiesz decyzję na podstawie samej ceny.

Pełny przebieg przygotowań opisujemy w przewodniku organizacji wyjazdu firmowego. Jeżeli szukasz partnera do realizacji, poznaj zakres obsługi TRCO.

Przed rozmową zbierz założenia w krótkim briefie wyjazdu firmowego. W poradniku znajdziesz wzór do skopiowania.

Omówmy założenia i organizację Twojego wyjazdu Podaj cel, liczbę uczestników, termin i orientacyjny budżet. Na tej podstawie przygotujemy propozycję dalszych działań.