Blog TRCO / Poradniki
Aplikacja wyjazdowa TRCO. Wielki wyjazd zaczyna się od małych szczegółów
Wyobraźmy sobie poranek przed dużym wyjazdem firmowym. Czterystu Uczestników, dwa czarterowane samoloty i dwa różne lotniska. Przy stanowiskach TRCO pojawiają się kolejne osoby, koordynatorzy witają gości i sprawdzają obecność. Tymczasem przedstawiciel Klienta jest już na miejscu wydarzenia, gdzie razem z głównym koordynatorem TRCO przygotowuje przyjazd grupy. Mimo dzielącej ich odległości wszyscy uprawnieni mogą na bieżąco obserwować tę samą sytuację: ilu Uczestników dotarło na lotnisko, na kogo jeszcze czekamy i z kim trzeba się skontaktować. Wystarczy zajrzeć do aplikacji.
Właśnie w takich momentach najlepiej widać, jak wiele zależy od przepływu informacji. Z perspektywy Uczestnika aplikacja wyjazdowa TRCO to wygodny dostęp do programu, praktycznych wskazówek, kontaktów i autorskiego przewodnika po destynacji. Za tym ekranem kryje się jednak cały zestaw rozwiązań organizacyjnych, które wspierają nasz zespół przed podróżą i podczas wydarzenia. Pomagają zarządzać dużą grupą, reagować na zmiany i porządkować komunikację. Klient korzysta z efektów tej pracy również wtedy, gdy sam nie zagląda do telefonu.
Organizacja, którą widać w szczegółach
Każdy koordynator zaznacza obecność Uczestnika bezpośrednio na liście w aplikacji. Informacja jest widoczna w czasie rzeczywistym, dlatego zespół na drugim lotnisku i główny koordynator na miejscu wydarzenia mogą śledzić postęp zbiórki. Jeśli kogoś brakuje, wiadomo dokładnie kogo. Jednym kliknięciem można zadzwonić do tej osoby i ustalić, czy potrzebuje pomocy. Taką możliwość ma również przedstawiciel Klienta, jeżeli otrzymał uprawnienia administratora. Przy kilkuset osobach wspólny obraz sytuacji pozwala szybciej podejmować decyzje i ograniczyć telefony służące wyłącznie przekazywaniu aktualnego stanu zbiórki.
Ten sam sposób pracy sprawdza się podczas transferów. Przy kilku autokarach samo ponowne liczenie pasażerów niewiele wyjaśnia, jeśli wynik wciąż się nie zgadza. Lista obecności pozwala ustalić, z kim należy się skontaktować, zanim grupa ruszy dalej. Gdy brakuje jednej osoby z czterystu, wiemy dokładnie której i możemy działać. Uczestnicy widzą sprawnie przebiegającą zbiórkę, a za kulisami koordynatorzy pracują na wspólnych, aktualizowanych informacjach. W organizacji wyjazdów firmowych właśnie takie szczegóły pomagają zachować porządek w momentach, w których wiele rzeczy dzieje się jednocześnie.
Praca z aplikacją zaczyna się jednak dużo wcześniej, już podczas rejestracji na wyjazd. Uczestnicy samodzielnie wpisują dane potrzebne do jego realizacji, a przedstawiciel Klienta nie musi zbierać każdej odpowiedzi osobno i przekazywać jej naszemu zespołowi. Dla osób odpowiedzialnych za wydarzenie po stronie firmy to odczuwalne odciążenie, szczególnie gdy organizację wyjazdu łączą ze swoimi codziennymi obowiązkami. My otrzymujemy informacje potrzebne do przygotowań, a Uczestnicy mają jasno określone miejsce, w którym mogą je przekazać.
Rejestracja pozwala też zadbać o kwestie, które później wpływają na komfort pobytu. Uczestnicy informują nas o potrzebach i ograniczeniach dietetycznych, a jeżeli przewiduje to program, wybierają konkretne menu na daną kolację. Dzięki temu możemy wcześniej przygotować zestawienie wyborów i uzgodnić je z restauracją. Przy dużej grupie ma to znaczenie zarówno dla przygotowania posiłków, jak i przebiegu serwisu. Klient nie musi pośredniczyć w każdej indywidualnej prośbie, a Uczestnicy zyskują możliwość zdecydowania o szczególe, który dla nich może być naprawdę ważny.
Program, który nadąża za wydarzeniem
Agenda wyjazdu firmowego jest jednym z najczęściej odwiedzanych miejsc w aplikacji. To tutaj Uczestnik sprawdza, o której zaczyna się śniadanie, kiedy wyjeżdża autokar i jak wygląda plan wieczoru. Program pozostaje pod ręką przez całą podróż, a jego aktualizacja nie wymaga przygotowywania nowych wydruków. Jeśli na życzenie Klienta zmieniamy godzinę kolacji, wydłużamy przerwę albo przesuwamy zbiórkę, korekta pojawia się w aplikacji w czasie rzeczywistym. Uczestnicy mogą sprawdzić aktualną wersję agendy, a nasz zespół dodatkowo zwraca ich uwagę na istotne zmiany.
Służą temu powiadomienia push, które pozwalają przekazywać krótkie komunikaty w odpowiednim momencie. Przed wycieczką przypominamy o wygodnym obuwiu, przed galą o godzinie wyjazdu i dress codzie, a po zmianie programu wskazujemy nowe miejsce spotkania. Takie informacje mają być użyteczne tu i teraz. Uczestnik nie musi pamiętać wszystkich szczegółów wiadomości otrzymanej przed podróżą, a koordynatorzy mogą na bieżąco wspierać grupę w przygotowaniu do kolejnych punktów programu.
Aplikację uzupełnia zintegrowany system SMS, dzięki któremu przypominamy o istotnych sprawach nawet kilka razy dziennie, zależnie od intensywności programu. Rano może to być godzina zbiórki, po południu informacja dotycząca kolejnej aktywności, a wieczorem przypomnienie o kolacji. Dobieramy treść i częstotliwość wiadomości do przebiegu wydarzenia. Agenda daje pełny obraz dnia, powiadomienia push zwracają uwagę na bieżące informacje, a SMS stanowi dodatkowy kanał kontaktu, również wtedy, gdy Uczestnik nie zagląda akurat do aplikacji. Całość uzupełnia obecność naszego zespołu na miejscu.
Wyjazd, który Uczestnicy współtworzą
W aplikacji jest również przestrzeń na rozmowy między samymi Uczestnikami. Wbudowany czat ułatwia kontakt, wspólne ustalenia i wymianę informacji podczas wyjazdu. Ważna jest dla nas także możliwość wpływania na własne doświadczenie. Zależnie od przygotowanego programu Uczestnicy mogą wybierać spośród zaproponowanych aktywności lub decydować o menu. Wyjazd incentive zyskuje dzięki temu bardziej osobisty charakter: poznajemy preferencje grupy, a każda osoba może w dostępnych ramach kształtować część pobytu zgodnie ze swoimi zainteresowaniami.
Po przyjeździe aplikacja staje się również podręcznym przewodnikiem po miejscu i wydarzeniu. Można wrócić do informacji o hotelu, sprawdzić praktyczne wskazówki albo znaleźć numer do koordynatora TRCO. Nasz autorski przewodnik po destynacji pozwala lepiej poznać jej charakter, kulturę i lokalne zwyczaje. To treści, do których warto zajrzeć jeszcze przed podróżą, a później wracać do nich już na miejscu. Zbieramy je razem, aby potrzebny adres, kontakt czy wskazówka były łatwe do odnalezienia w trakcie wyjazdu.
Więcej podróży, mniej papieru
Od lat udostępniamy programy, przewodniki i informacje organizacyjne cyfrowo. Zmiana godziny kolacji nie oznacza więc drukowania kolejnych harmonogramów, a Uczestnicy mogą korzystać z aktualnych materiałów na swoich telefonach. Ostatnio w aplikacji pojawiają się również karty pokładowe, dzięki czemu mieści się w niej jeszcze więcej informacji potrzebnych podczas podróży. Ograniczamy zużycie papieru, upraszczamy udostępnianie materiałów i oszczędzamy czas związany z ich przygotowaniem oraz aktualizacją.
Dziś nie wyobrażamy sobie eventu bez naszej aplikacji. Dla zespołu TRCO jest naturalnym narzędziem pracy, dla Uczestników wygodnym towarzyszem podróży, a dla Klienta wsparciem w organizacji wydarzenia. Wiele z jej możliwości pozostaje w tle, choć to właśnie one pomagają zadbać o płynną zbiórkę, aktualny program i odpowiednio przygotowaną kolację. Tak rozumiemy Quality First! Jakość tworzą również te szczegóły, których nie widać na zdjęciach, a które mają znaczenie dla każdego dnia wyjazdu.
Planujesz wyjazd firmowy, incentive lub konferencję? Porozmawiajmy o Twoim wydarzeniu i o tym, jak połączyć program, doświadczenie koordynatorów i możliwości aplikacji TRCO, aby zadbać o jego Uczestników od rejestracji aż po powrót.